Gestion des locations
Les locations sont au cœur de Stockaj — elles suivent qui a quoi, quand c'est dû en retour, et le cycle de vie complet de la demande au retour.
Liste des locations
Accédez à Locations dans la barre latérale pour voir toutes les locations de votre espace de travail.
Filtrer les locations
- Par statut — Cliquez sur les onglets de statut pour filtrer (ex. : afficher uniquement les locations « En cours » ou « En retard »)
- Par locataire — Recherchez ou filtrez par nom de locataire
- Par date — Filtrez par date de création ou date de retour prévue
- Recherche — Recherche en texte intégral sur les détails de la location
Création d'une location
- Allez dans Locations et cliquez sur + Nouvelle location.
- Sélectionnez un Locataire — choisissez parmi les contacts existants ou créez-en un nouveau en ligne.
- Ajoutez des articles :
- Recherchez des articles par nom ou code
- Définissez la quantité pour chaque article
- Pour les articles suivis individuellement, sélectionnez des variantes spécifiques
- Définissez éventuellement une Date de retour prévue.
- Ajoutez des Notes pour un contexte supplémentaire.
- Cliquez sur Créer la location.
Vous pouvez ajouter plusieurs articles à une seule location. Chaque ligne d'article peut avoir une quantité différente.
Workflow des statuts de location
Chaque location suit un workflow de statuts. Vous faites avancer le statut au fur et à mesure de la progression de la location :
Description des statuts
| Statut | Couleur | Description |
|---|---|---|
| En traitement | Gris | La location a été créée et est en cours de traitement |
| Réservé | Indigo | Les articles sont réservés pour une date future |
| En préparation | Orange | Les articles sont en cours de préparation pour l'expédition |
| Expédié | Jaune | Les articles ont été envoyés ou expédiés |
| Livré | Sarcelle | Les articles sont arrivés chez le locataire |
| En cours | Bleu | La location est activement utilisée |
| En retard | Rouge | Passé la date de retour prévue |
| Terminé | Vert | Tous les articles ont été retournés |
| Annulé | Rose | La location a été annulée |
Changement de statut
Depuis le tableau de bord de la location :
- Cliquez sur le badge de statut ou le bouton Changer le statut.
- Sélectionnez le nouveau statut.
- Le changement est enregistré avec un horodatage et l'utilisateur qui a effectué le changement.
Chaque changement de statut crée un Événement de statut — fournissant une traçabilité complète.
Tableau de bord de la location
Cliquez sur n'importe quelle location pour ouvrir son tableau de bord.
Le tableau de bord de la location affiche :
- Statut actuel — Avec un badge coloré
- Informations du locataire — Nom, coordonnées, lien vers le profil du locataire
- Articles — Tous les articles de cette location avec les quantités
- Date de retour prévue — Quand les articles doivent revenir
- Chronologie des statuts — Historique complet des changements de statut
- Notes — Toutes les notes ajoutées à la location
- Export PDF — Télécharger la location en document PDF
Modification d'une location
Cliquez sur Modifier dans le tableau de bord de la location pour changer :
- Statut
- Notes
- Date de retour prévue
Retours partiels
Lorsqu'une location est clôturée, vous pouvez enregistrer exactement combien d'unités de chaque article ont été retournées ou perdues/endommagées — sans marquer l'ensemble de la location comme terminée en une seule fois.
Sur le tableau de bord de la location, utilisez le panneau Mettre à jour les articles pour définir les quantités par article :
| Champ | Description |
|---|---|
| Quantité retournée | Combien d'unités ont été effectivement retournées en bon état |
| Quantité perdue | Combien d'unités n'ont pas été retournées ou sont introuvables |
La quantité restante (originale − retournée − perdue) est considérée comme encore en attente. Cela permet de traiter des retours partiels — par exemple, si un locataire ramène une partie de sa commande avant la clôture finale.
Une fois que toutes les quantités d'articles ont été comptabilisées, définissez le statut sur Terminé pour clôturer la location.
Les articles perdus génèrent automatiquement un événement de quantité sur la fiche article pour que vos niveaux de stock restent exacts.
Export de la location en PDF
Cliquez sur Exporter en PDF pour générer un document PDF téléchargeable de la location, utile pour :
- Les accusés de réception de livraison
- Les contrats de location
- La tenue de registres
Mes assignations
Si on vous a assigné la gestion de locations spécifiques, allez dans Locations → Mes assignations pour voir uniquement les locations qui vous sont assignées.
Cela est utile pour les membres de l'équipe responsables de la préparation ou de la livraison de commandes spécifiques.
Tableau logistique (Tableau de préparation)
Le Tableau logistique fournit une vue Kanban des locations en préparation, idéale pour les équipes d'entrepôt.
Accédez à Locations → Tableau de préparation pour y accéder.
Le tableau affiche les locations organisées par statut de préparation, afin que votre équipe puisse voir d'un coup d'œil ce qui doit être préparé, ce qui est prêt pour l'expédition et ce qui a été envoyé.
Suppression d'une location
Les locations peuvent être supprimées depuis le tableau de bord de la location. Les locations supprimées sont définitivement retirées.
La suppression d'une location est permanente et ne peut pas être annulée. Envisagez de définir le statut sur Annulé à la place si vous souhaitez conserver un enregistrement.